Автоматизация бизнеса
Автоматизация бизнеса
Не спешите набирать новых сотрудников в офис, если с работой может справится программа. Сомневаетесь? Читайте дальше.

Автоматизация рутинных задач позволяет существенно разгрузить существующий штат, переключить работу сотрудников на более важные задачи.

Легко организовать такие привычные процессы, как управление заказами, прием заявок, выставление коммерческих предложений, генерацию счетов и документов, поддержку клиентов, работу с поставщиками, логистами.

К этому можно добавить управление работой менеджеров, распределение задач, начисление бонусов.

Для кого?
на примере, покажем, что автоматизация актуальна для бизнеса любого размера

Учет заказов
Прием онлайн заказов и регистрация оффлайн заявок в единой системе, позволяет с легкостью наблюдать картину работы компании.

Управление заказами
Обработка заявок, выставление статусов, создание напоминаний и доступ к архиву заказов.

Управление персоналом
Распределение задач на базе потока заявок среди персонала.

Частная компания на практике

Региональная служба курьерской доставки. Прием заявок осуществляется через вебсайт, по телефону и в офисе. Все заявки регистрируются в системе, через вебсайт - силами клиентов, по телефону и в офисе — менеджерами.

Заявки, созданные клиентам отмечаются, как «требующие обработки». После проверки правильности данных менеджером, заявка назначается свободному курьеру. Очевидно, что заявки созданные менеджерами проверки не требуют, поэтому распределяются мгновенно.

Список занятости курьеров отображается на общем календаре, что позволяет оптимизировать распределение задач и повысить эффективность доставки.

Системой ведется учет клиентов с внутренними отметками компании, например VIP-клиент или "черный список". Возможен поиск по номеру заказа, имени, названию компании, адресу и телефону.

Отчеты показывают занятость отдельных сотрудников, объем продаж и прибыль.

Клиенты получают доступ в личный кабинет, где могут наблюдать процесс доставки отправления, осуществлять новые заказы, отправлять запросы менеджерам системы.

Профит:
  • — разгрузка операторов на телефонах;
  • — эффективное управление заказами;
  • — повышение качества обслуживания;
  • — оптимизация работы персонала.

Контроль груза
Клиенты, логисты и складские работники всегда в курсе нахождения груза.

Управление сотрудниками
Выявление "слабых" сегментов, оценка загруженности транспортных узлов, все это помогает рассчитать оптимальный маршрут.

Выписка документов
Клиент своевременно получает необходимые документы, которые распределенно загружаются в систему ответственными отделами.

Малый бизнес на практике

Транспортно-логистическая компания обслуживает Россию и ближнее зарубежье. Принимает заявки через сайт, по телефону, в офисах, а также обслуживает корпоративных клиентов по договору. Большая часть грузов поступает из зарубежа.

Менеджер принимает заявку и отмечает необходимые условия перевозки: размер страхования груза, начальный вес, необходимость переупаковки и проверки товара и хранения на складе.

Головной отдел логистики получает заявку и назначает маршрут, отмечая склады по пути следования. Сотрудники складов работают в системе и немедленно уведомляются об отправленом грузе. При прохождении груза, каждый склад отмечает в системе приемку/отправку груза.

Учет прохождения грузов на складе автоматизирован с помощью считывания штрих-кода с упаковки, для отметки груза достаточно мобильного телефона или планшета. По желанию клиента на транзитных узлах создаются фото-отчеты по товару, которые доступны в личном кабинете. Система уведомляет обо всех задержках на пути следования, выявляя качество работы транзитных участков.

Клиенты могут отслеживать прохождение грузов в личном кабинете. По факту прохождения таможни, а также поступления груза в город назначения клиенты уведомляются по эл.почте и получают копии транспортных документов.

Профит:
  • — полный контроль над всеми грузами;
  • — эффективное распределение маршрутов;
  • — повышение качества обслуживания;
  • — оптимизация работы персонала.

Учет заказов
Прием онлайн заказов и регистрация оффлайн заявок в единой системе, позволяет с легкостью наблюдать картину работы компании.

Управление заказами
Обработка заявок, выставление статусов, создание напоминаний и доступ к архиву заказов.

Управление персоналом
Распределение задач на базе потока заявок среди персонала.

Средний бизнес на практике

Крупный B2B оператор. Компания связана с десятками поставщиков, обслуживает от 800 клиентских запросов ежемесячно. Прием заявок осуществляется через вебсайт и по телефону.

Менеджеры проверяют, либо формируются заявку. После подтверждения заказа, запрос на поставку рассылкается поставщикам.

Поставщики выставляют коммерческие предложения через систему, назначая цены и условия поставки. После окончания сбора предложений поставщиков, система оповещает ответственного менеджера, который в свою очередь формирует коммерческие предложения для клиента на базе предложений поставщиков.

Система готовит предложения на фирменном бланке, добавляет комиссию и рассчитывает стоимость доставки, скидки и добавленную стоимость. Менеджер может компоновать предложения поставщиков, выбираю лучшие цены на отдельные товары из отдельно взятых предложений.

Клиент может выбрать подходящее оформление и указать реквизиты своей компании, на основе которых будет сгенерирован счет, создан договор и спецификация по заказу.

Процесс доставки контролируется системой, информация о прохождении груза с закупленным товаров всегда доступна в личном кабинете.

Система полностью контролирует проверку данных, расчет и генерацию документов по заказу.

Профит:
  • — разгрузка операторов на телефонах;
  • — эффективное управление заказами;
  • — повышение качества обслуживания;
  • — оптимизация работы персонала.
Как автоматизировать бизнес-процессы с помощью сайта
Как применить?
можно все распланировать заранее или просто добавлять функционал по мере необходимости
Процесс обработки заказа на сайте

С чего начать? Важно найти «бутылочное горлышко» в бизнес процессе, то место, которое значительно замедляет работу клиентами, персоналом или партнерами.

Часто таким местом оказываются повседневные, рутинные задачи, которые не позволяют менеджерам работать эффективно. Это и прием заявок, общение с клиентами, рассылка предложений и генерация документов.

Начинаем регистрировать заявки

Начать можно с обычной формы заказа на сайте, информация с которой сохраняется в системе. Сделаем похожую форму для менеджеров, которые могут регистрировать в системе заказы, сделанные по телефону. Таким образом мы коллекционируем в системе все заказы компании.

Управляем заказами

Теперь мы может сгенерировать список заявок. Создадим личные кабинеты для каждого менеджера. Добавим возможность назначать статусы к заказам, например «ожидает», «обрабатывается» и «завершен».

Распределяем задачи менеджеров

Разрешим менеджерам «забирать» заявки все заявки в статусе «ожидает». Если менеджер забрал заявку, переводим её в статус «обрабатывается». Таким образом другие менеджеры уже не могут её забрать. Очевидно, что клиент получает своего персонального менеджера.

Выставляем счета клиентам

Создадим возможность автоматически выставлять счет. Пусть он отправляется на электронную почту клиенту. Добавим ещё один статус — «ожидает оплаты». Пусть при создании счета и его отправки клиенту заявка переходит в статус ожидания оплаты.

Мне интересно. Расскажите ещё.

Главное преимущество системы происходит от недостатка — отсутствие универсальности. Это значит, вы можете получить систему исключительно под свои нужды.



Стоимость создания сайта по управлению заказами
Масштабирование и бюджет
Модульность системы позволяет гибко, постепенно внедрять новый функционал. Очевидно, что и разработку можно начинать с минимальным бюджетом.

Только коллекционирование заказов, уже дает огромное преимущество для будущего функционала. А для этого нужна всего лишь веб-форма и возможность построить список заявок.

Имя такую базу, можно развивать систему по приоритетным направлениям в соответствии с уникальными требованиями бизнес-процесса.

На практике, большинство систем управления начинается с формы, взаимодействующей с клиентом и активно развиваются на всем протяжении существования.

Заказывайте у нас.
Мы умеем делать прибыльные сайты.



В погоне за качеством?

Мы приготовили для вас интересное предложение, которое позволит с легкостью найти разработчиков для вашего сайта, возможно, что ими окажемся мы.

Проект разработки вашего сайта — то, что мы предлагаем вам в подарок, включая концепцию, детали реализации и основные векторы развития в интернете.